「研修旅行の幹事を任されたけど、会議室ってどうやって選べばいいの？」
特にはじめての幹事を任された新人幹事さんには、分からないことがたくさんありますよね。
研修旅行であれば、年に何度もあるような場合は少ないと思いますので、経験が多い人の方が少ないはずです。
そんな場合に「これだけは押さえておきたい」チェックポイントを５つご紹介いたします！
１：収容人数は適当か
十分な収容人数の会議室を確保しましょう。
急な人数変更などで、「準備していた会議室では狭すぎる・・・」なんて事もあるかもしれません。
「万が一の場合にどの程度対応できるか」も、施設側へ事前に確認しておくとよいでしょう。
２：周囲の環境
会議室内の設備が完璧な場合でも、周辺の環境にも注意しましょう。
騒音などにより、集中できない環境にある場合は研修には向かないでしょう。
「防音対策」を取られている会議室だと安心して利用できますね。
可能であれば、事前に場所の確認に行けると安心ですが、それが難しい場合でも電話確認だけでもしておいた方がいいでしょう。
３：飲食が可能かどうか
飲食物の持ち込み不可、持ち込み料が別途必要など、施設により条件が異なります。
研修ではお弁当を用意するケースも少なくないと思いますので、飲食の「可」「不可」は必ず事前に確認しましょう
「参加者が知らずにルールを破ってしまった！」という事の無いように、参加者にも飲食に関するルールを必ず伝えておきましょう。
４：備品、室内環境
ホワイトボードやプロジェクター等、研修で必要な備品はそろっているか必ず事前に確認しましょう。
よく使用される備品、設備
●テーブル
●マイク
●プロジェクター／スクリーン
●ホワイトボード
●インターネット環境
これらは一般的によく使用される物です。他にも研修の内容によって必要なものがあるかもしれませんので、「チェックリスト」を作るなどしてよく確認をしてください。
５：変更、キャンセル時の料金
「１：収容人数は適当か」の項目でも簡単に触れましたが、急な変更やキャンセルが発生する可能性も念のため考えておきましょう。事前に施設側にキャンセルや変更の際の規約を確認しましょう。
●キャンセル料が発生するのはいつから？
●人数の変更や備品の利用料は？
なども含めて万が一に備えてしっかり確認しておきましょう。
もちろんキャンセルや、変更などがないことが一番良いですが、どうしてもキャンセルが必要な場合は早めに施設側に連絡を入れましょう。
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研修旅行の会議室を選ぶ際の基本チェックポイントを５つご紹介いたしました。
「会議室」といっても、場所によって様々な条件があります。
ここに挙げた５つのポイントはどのような条件でも「基本」となっていますので、最低限ここに挙げた内容はチェックし、さらに研修の内容に合わせて自分なりに工夫して、すばらしい研修にしてくださいね！
