「社員旅行の幹事を任されたけど、何をすべきかわからず不安…」
特にはじめてだとやることがお多すぎて、なかなかスムーズに進められないものです。
この記事では
・段階別に、社員旅行の幹事がすべきこと
・社員旅行の典型的な失敗パターン
をご紹介します。
ここでは三ヶ月以上前の段階から直前まで、段取り順にチェックリストをご紹介します。
全体の方向性のチェック、情報収集の段階です。他の仕事と同じように、社員旅行もゴールを決めないと具体的なアクションを起こしにくくなります。
アンケートでは、例えば以下の項目を聞いてみるのがおすすめです。
・参加、不参加
・日時、行き先の希望
・予算
旅行会社は、以下の2点を重視して選ぶと良いでしょう。
・団体旅行を得意としている
・日本旅行業協会か全国旅行業協会に加入している
計画を具体化、実行する段階です。旅行会社と契約するときは、
・キャンセル料
・人数変更時の対応
・プラン変更の可不可
なども事前に相談しておきましょう。
旅行会社に委託せずに旅行を計画する場合は、各施設の最大予約人数を確認しておくのがおすすめです。
しおりには、全体のスケジュールやキャンセル規定、緊急連絡先など載せておきましょう。
一度できてもすぐには全員には配布せず、同僚などに渡してフィードバックをもらうのがおすすめです。
「しおりで伝えたつもりが伝わってない」ということもあり得ます。
最終確認の段階です。旅行会社とはこちらの人数や希望が正確に伝わっているか、しっかりと共有しましょう。
出し物の担当者と綿密な打ち合わせをしましょう。
その際当日の宴会時の流れを想像してみましょう。起こりそうなトラブルを事前に察知できます。
これがなければ始まらない「宿泊券」「チケット」があるかきちんと確認しましょう。
私物と混ざらないように、別の財布などに保管するのがおすすめです。
最終確認の段階です。キャンセルが出たら早めに連絡しましょう。
一人で当日の流れを想像するのが不安なら、同僚などと一緒にしてもらうのも有効です。
どんなトラブルにはどう対応するか、も整理しておきましょう。
残念ながら、どんなに準備しても何かしらトラブルが起きるのが旅行です。トラブルには迅速に対応するようにしましょう。例えば道路渋滞などで遅れが出そうな場合は、移動先の施設に前もって連絡しておくのがおすすめです。
とれたはずの予約が取れていないと、社員旅行は一気に悲惨なものになってしまいます。
原因は確認ミスです。
予約先と希望が共有できているか、しつこいぐらいに確認しましょう。
「予約の管理が大変そう…」と思った場合は、一括して旅行会社にご相談してみるのがおすすめです。
食べらない人本人はもちろん、代わりの食事を準備する宴会場の方々にも迷惑がかかります。
こちらも原因は確認ミスですね。
対策としてアンケートで、アレルギーや苦手な食べ物を事前に確認しておきましょう。
対策は、シンプルに酒を飲みすぎないこと。
また上司などから飲まされすぎてしまった場合に備えて、社員旅行の細かい進行方向を、副幹事などと共有しておくのもおすすめです。
全体を通して大事になのは「確認」です。
周りの人に手伝ってもらい、確認事項の取りこぼしがないようにしましょう。
あなたが滞りなく社員旅行を進行されることを祈っています。
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