国内の社員旅行の企画はだいたい3ヵ月前からスタートするところが多いようです。
ただし、ハイシーズンや土日祝日などを希望する場合は、予約がとりにくいため早め早めに準備することをオススメします。また、海外の場合はもう少し早くスタートした方が無難でしょう。特に、都内から出発する団体旅行は、早めに準備することがその旅行のクオリティを上げると言ってもよいでしょう。
団体旅行の場合、個人旅行とは違って「やりたいことは人数分だけある」と思っていてよいです。都内の喧騒を忘れて静かに温泉を楽しみたい人もいれば、観光先だからこそアクティブに外で活動したい人もいます。すなわち、「行き先」を先に決めるのではなく「やりたいこと」を参加者に聞いていれば、要望とプランに致命的な相違が発生しにくいのです。
次は、参加者に予算を聞きましょう。聞き方は、STEP1のアンケートを元に「A_温泉ゆっくりプラン（予算：8,000～10,000円」・「B_観光地散策プラン（予算：12,000～15,000円）」・「C_AとBどっちもプラン（予算：12,000～18,000円）」といったカンジです。良識ある大人であればそれほど大きなズレは生じないでしょう。また、「自分たちで決めた」というステップを踏んでいるので不満は出にくいでしょう。
予算が決まれば旅先が決まります。あくまで「旅先」なので「宿泊宿」ではありません。なぜなら、”細かい要望”はまだ聞いてないからです。宿泊先を決めた後に「部屋風呂が必須だ！」などを言われてもどうしようもない場合もあります。
次は、行先のいくつかのホテルや宿に見積もり依頼をしましょう。移動に応じた交通機関の料金などが分かり、団体割引による宿泊費の交渉などが具体的にできます。複数のホテルに依頼することで比較ができますし、条件面での違いなども明確になっていくでしょう。その時には「やりたいこと」などもホテル担当者に積極的に伝えましょう。ホテル側も協力的でいろんなプランを提案してくれることもあります。
さて、いよいよ最後のツメです。ここまで来たら参加者に了承をとる必要もありません。
複数のホテルからの見積もりを比較・検討して１つに決めましょう。最後に「本決定の締切日」や「キャンセル料発生時期」などの制約も確認する必要があります。
楽しい旅行の当日です！
道中では、参加者に上記のSTEPを説明するのも楽しみの1つです。「こんな交渉をしたんだ」とか「こんなサービスを追加してくれたんだ」などのエピソードを話すことで参加者の期待も盛り上がること間違いナシです！
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