都内からの団体旅行をスムーズにするスケジュールの立て方
都内からの団体旅行をスムーズにするスケジュールの立て方

個人旅行であれば、自分たちの行きたいところを自由にイメージできますが、団体旅行となると、正直なにから始めればよいか分からないというのが実情ではないでしょうか。まずは旅行でやりたいコトやどんなイベントごとをメインテーマにするかイメージを固めるが一番です。
迷っているときは、要素をいくつかに分けて検討すると進めやすいです。ここでは”団体旅行の要素”を大きく3つに分けることをオススメします。

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1:企画の立て方

団体旅行の計画をたてる時には、まずは情報収集が大事。参加者が過去に行ったことがある場所や、団体旅行の幹事をしたことがある人にヒアリングしましょう。その情報を元に参加者へアンケートをとると、みんなが希望している旅への傾向が分かってくるはずです。

 ●日帰りがよい?
 ●(複数の旅行先候補を見せて)この中で良かった場所はどこですか?
 ●苦手な料理はありますか?
参加者が集まる機会があれば、打ち合わせをして、旅のテーマ(やりたいことなど)、希望する行き先、日程、予算、参加人数などを具体的に絞り込んでいきます。様々な人からからのアドバイスを聞き、それらをジャンルごとにメモしたり、リストアップしていきます。
旅のテーマの決め方ですが、「メンバーの親密度UP」、「一緒にスポーツを楽しむ」、普段忙しいので「徹底してリラックスコース」など、目的をしっかり持つことが大切。それによってイベントや観光先も変わってくるでしょう。その上で、宴会やパーティー、二次会の実施方法などを組み込んでいくとよいでしょう。

2:予算の考え方

およその予算案があるなら、その金額内で考えるか、追加予算が必要ならそれを各人に伝える、などの進め方をします。団体旅行が個人旅行と決定的に違うのは、「旅費」です。参加者の人数が多ければ団体割引になる可能性が高いです。または、料金はそのままでオプションを無料で付けることができるかもしれません。

参加者が楽しめることが大前提ですが、予算がオーバーしないように、予算内で可能なこと、不可能なことを整理しておくと参加者もやりたいコトを選ぶことができます。
また、団体で泊まりやすい宿、団体で行くのが良い時期なども変わってきます。そこで、団体旅行をリーズナブルに、より楽しむために、宿泊先に細かく相談することが不可欠です。団体旅行を取り扱うホテル(宿)は、その道のプロですし、過去の前例もたくさんありますから、グループに合った予算編成や旅行内容を教えてくれます。

3:スケジュール感

都内から団体旅行をする場合、スケジュールとして「2ヶ月前」から動き出すことをオススメします。出発日から逆算して行き先を決めることで、予算的にも有利な条件にもっていくこともできます。例えば、出発が2ヶ月先などの場合は急いてホテルへ入金などをする必要はありません。逆に、「早割り(早く申し込むと値引きされる)」などもうまく使うこともできる訳です。

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■出発の2ヶ月前:相見積もりをとる

宿泊場所に対して見積もりを依頼する。複数のホテルに対して依頼することで比較することができます。「他社ではこんな条件がでましたよ」などの交渉方法も可能になります。

■出発の1ヶ月前:「申込金(手付金)」を支払う

参加者に対していくつかのプランを提案します。ホテルや行き先によって微妙に条件が異なるはずなので、皆であれこれ言いながらプランを見比べるのは楽しい作業です。そこで決まったホテルに申込みます。また、その際に「申込金(手付金)」などを入金する場合が大半です。予算の一部を参加者から徴収しておきましょう。

■出発の2週間前:入金

期間が迫ってくると”キャンセル料”の心配をしなくてもいい時期になってきます。また、ホテルに対して入金の催促もあるでしょう。ここで入金が1日遅れたりしたからといって全てがキャンセルされてしまったりする心配はないとは思いますが支払日に遅れたことを理由に予定がなくなってしまっては元も子もないので気をつけましょう。

■出発の1週間前:弾丸で団体旅行する場合もある…

出発まで1週間を切っている…という場合は、申込金だけでなく場合によっては料金すべてを支払う必要があります。団体旅行などの交渉の場合、その顧客の身元が明確なのかなどの信頼に時間を要します。よって、ホテルとの条件交渉を円滑に進めるためにも意思表明のためにも、この段階では入金などは即座に済ませましょう。

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このように出発日から逆算して決めることで大事なのが「お金」が関わる部分です。申す込時の手付金などは出発から1ヶ月前ほどから必要になるため、「1人1万円程度(海外旅行の場合は数万円)」は用意してから進行しましょう。

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