個人旅行の場合、自分がすることや交通費など分かりやすいですが、団体旅行の場合の予算組みはそもそも「その人数だからできること」や「皆が参加することを前提にしたプラン」になるため、出発前から厳密に予算をきめておく必要があります。

■予算はどれくらいで考えればよい？

個人での「お土産代」などを除くと、およそ4つの費目になります。
●往復交通費
●宿泊代
●会議室など施設使用料
●宴会代

1泊なら1万5千円～2万円程度、観光もするなら3万円程度が目安となるでしょう。ただし、目的地までの距離や現地で何をするかによって大幅に変動しますのでご注意ください。

■支払い方法は3段階

お支払い方法は、「3段階」に分かれます。旅行の幹事はこの3種類の支払い方法を把握しておきましょう。

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●申込金（手付金）

宿泊先にて申し込みした時点で発生します。出発日の1週間～1ヶ月前に「1人1万円程度」を入金するのが相場でしょう。

●宿泊代金

出発の数日前になると宿泊代金すべてを入金するケースが多いです。人数によっては高額になることもあるので取扱は慎重にしましょう。参加者に「事前に必要」ということをきちんと伝えておき、入金遅れがないようにしましょう。

●その他の支払い

会議室などの使用料は現地払い、というのが一般的です。幹事さんが、あらかじめ多めに予算を組んでメンバーから事前に回収し余ったらキャッシュバックする、という方法が比較的よく行われているようです。

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会費は出席者の平均年齢より、やや若い人を基準として設定しましょう。若い人にとっては、宴会の会費も高すぎると、どうしても行けないという事態にもなりかねないからです。普通の飲み会ならば、6,000円くらいが目安ではないでしょうか。
料理と飲み物が別の場合は、頼むドリンクによって値段が違ったり、人によって飲む量に違いが出るので、飲み放題をつけたほうが無難だと思います。