個人旅行であれば、自分たちの行きたいところを自由にイメージできますが、団体旅行となると、正直なにから始めればよいか分からないというのが実情ではないでしょうか。まずは旅行でやりたいコトやどんなイベントごとをメインテーマにするかイメージを固めるが一番です。
迷っているときは、要素をいくつかに分けて検討すると進めやすいです。ここでは”団体旅行の要素”を大きく3つに分けることをオススメします。
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団体旅行の計画をたてる時には、まずは情報収集が大事。参加者が過去に行ったことがある場所や、団体旅行の幹事をしたことがある人にヒアリングしましょう。その情報を元に参加者へアンケートをとると、みんなが希望している旅への傾向が分かってくるはずです。
およその予算案があるなら、その金額内で考えるか、追加予算が必要ならそれを各人に伝える、などの進め方をします。団体旅行が個人旅行と決定的に違うのは、「旅費」です。参加者の人数が多ければ団体割引になる可能性が高いです。または、料金はそのままでオプションを無料で付けることができるかもしれません。
都内から団体旅行をする場合、スケジュールとして「2ヶ月前」から動き出すことをオススメします。出発日から逆算して行き先を決めることで、予算的にも有利な条件にもっていくこともできます。例えば、出発が2ヶ月先などの場合は急いてホテルへ入金などをする必要はありません。逆に、「早割り(早く申し込むと値引きされる)」などもうまく使うこともできる訳です。
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宿泊場所に対して見積もりを依頼する。複数のホテルに対して依頼することで比較することができます。「他社ではこんな条件がでましたよ」などの交渉方法も可能になります。
参加者に対していくつかのプランを提案します。ホテルや行き先によって微妙に条件が異なるはずなので、皆であれこれ言いながらプランを見比べるのは楽しい作業です。そこで決まったホテルに申込みます。また、その際に「申込金(手付金)」などを入金する場合が大半です。予算の一部を参加者から徴収しておきましょう。
期間が迫ってくると”キャンセル料”の心配をしなくてもいい時期になってきます。また、ホテルに対して入金の催促もあるでしょう。ここで入金が1日遅れたりしたからといって全てがキャンセルされてしまったりする心配はないとは思いますが支払日に遅れたことを理由に予定がなくなってしまっては元も子もないので気をつけましょう。
出発まで1週間を切っている…という場合は、申込金だけでなく場合によっては料金すべてを支払う必要があります。団体旅行などの交渉の場合、その顧客の身元が明確なのかなどの信頼に時間を要します。よって、ホテルとの条件交渉を円滑に進めるためにも意思表明のためにも、この段階では入金などは即座に済ませましょう。
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